Verimli Bir Toplantı Organizasyonu Nasıl Yapılır?

Verimli bir toplantı organizasyonu için, toplantının planlanmış olan süreçler içerisinde gerçekleştirilmesi ve katılımcılarının motivasyonunu sağlayacak bir ortamın oluşturulması gerekir.

Toplantı için zaman belirlenirken, büyük şehirlerdeki trafik yoğunluğu göz önüne alınarak toplantı tarihine ve saatine karar verilmeli, toplantıya geleceklerin rahat ve sorunsuz bir ulaşım sağlayabilmeleri dikkate alınmalıdır.

Toplantı için salon alternatifleri incelenirken her türlü detaya dikkat edilmeli ve seçilen yerin katılımcıların motivasyonlarını yüksek tutabileceği şartları yerine getirebileceğinden emin olunmalıdır. Başarılı ve etkileyici bir toplantıya imza atmak isteyenler, toplantı yeri araştırırken Sangha’nın web sitesini inceleyebilir, sanghaegitimsalonlari.com adresinden bilgi alabilirler. Sangha toplantı salonları toplantılar sırasında ihtiyacınız olacak gerekli fiziki ve teknik donanımları karşılayacak özellikte tasarlanmıştır.

Verimli bir toplantı için hangi adımlar izlenmeli?

1. Toplantı gündemi, tespit edilerek yazılmalı ve toplantının amacı, hedefleri gündemde belirtilmelidir. Hazırlanan gündemin, toplantı öncesinde hazırlık yapabilmeleri için katılımcılara gönderilmesi gerekir.
2. Toplantının yapılacağı yer, tarih ve saat saptanmalı, programlarını yapabilmeleri açısından zaman bırakabilecek şekilde katılımcılara bilgilendirme yapılmalıdır.
3. Toplantıya katılacakların titizlikle belirlenmesi o toplantının verimini arttıracaktır. Toplantıda yer alması düşünülen kişilerin gerekli bilgiye, uzmanlığa sahip olacak şekilde ve konu ile ilgili kişiler arasından seçilmesi gerekir.
4. Toplantı mekanının toplantı öncesinde düzenlenmesi sağlanmalıdır. Belirlenen katılımcı sayısına bağlı kalınarak masa ve koltuk düzeni ayarlanmalı, gerek duyuluyorsa katılımcıların isim kartları oturma şekline göre yerleştirilmelidir.
5. Toplantı mekanı davetliler gelmeden havalandırılmalı, ısıtma, aydınlatma işlemlerinin yeterli düzeyde olması sağlanmalıdır.
6. Toplantı için gerekli olacak kırtasiye malzemesi masalara yerleştirilmeli ve diğer gerekecek teknik araçların çalışır durumda olduğu kontrol edilmelidir.
7. Toplantı sırasında ve molalarda ikram edilecek yiyecek ve içecekler önceden tam ve eksiksiz şekilde hazırlanmalıdır.
8. Toplantıyı yönetmek için bir toplantı başkanı belirlenmiş olmalıdır.
9. Zaman yönetimini doğru yapabilmek için toplantının zamanında başlamasına ve belirlenen bitiş süresinde tamamlanmasına özen gösterilmelidir.
10. Toplantı notları toplantı sonrasında tüm katılımcılara ulaştırılmalıdır.

Toplantılarınıza davet edeceğiniz kişilerin kahve molalarında temiz orman havası almalarını, öğle yemeklerini doğanın içinde yeşillikler seyrederek yemelerini sağlamak istiyorsanız Sangha ile iletişime geçebilirsiniz. Sangha seminer salonları ve toplantı salonları verimli ve başarılı organizasyonlar yapılabilecek ortamları sağlayacak tüm özelliklere sahiptir. Toplantı, eğitim ve seminer salonu ihtiyaçlarınız için Sangha’nın web sitesini inceleyebilir, www.sanghaegitimsalonlari.com adresinden bilgi alabilirsiniz.